​公司财务制度系列——备用金管理制度模板

公司财务制度系列——备用金管理制度模板

第1 章 总则

第1 条 目的

为了加强公司各下属单位备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，现根

据公司《资金管理制度》，特制定本办法。

第2 条 名词解释

备用金是公司各下属单位各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等，以现金

方式借用的款项，包括临时备用金和定额备用金。

第3 条 实行备用金制度有利于各部门工作人员积极、灵活地开展业务，从而提高工

作效率，但必须做到专款专用，不得挪用。对于私自挪用备用金等行为，一经发现则严肃处

理。

第4 条 本办法规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

第5 条 公司实施定额备用金与临时备用金相结合的办法。

第2 章 定额备用金的管理

第6 条 定额备用金限额的计算方法如下列公式所示：

定额备用金限额= 年度日常费用预算总额 / 360 * 10

第7 条 日常费用包括办公费（包括日常性物料消耗）、市内交通费用（包括车辆使

用费）、经常性业务招待费等。日常费用的具体额度由单位负责人申请，经财务总监审定。

第8 条 定额备用金由单位负责人指定专人保管，保管人员名单须报财务部备案。各单位办事人员在办理相关业务时，如需使用备用金，经单位负责人批准后，可向保管人借支；业务办理完毕后，经办人员到财务部报销并将报销款项还给保管人，补足备用金。

第9条 定额备用金不得跨年度使用，每年12月25日之前，备用金须足额还回财务部，逾期未还，经两次催收后，财务部有权从单位负责人和保管人员工资中扣回。

第10条 每年1月份第三周，各单位根据本年度审定的备用金额度到财务部办理借支手续。若尚未审定额度，延用上年额度，审定后多退少补。

第11条 各下属单位负责人和备用金保管人员岗位变动或离职时，定额备用金必须做相应交接，交接表原件的其中一份交财务部备案。

第3章 临时备用金的管理

第12条 临时备用金的借用和报销手续

一般情况下，不予借支临时备用金，临时备用金借支须依照以下程序进行。

1、公司经总经理和财务负责人批准。

2．工作人员需临时借用备用金时，应先到财务部索取《借款单》，财务人员根据实际需要向借款人发一式三联放《借款单》，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经相关负责人批准后，方可到财务部办理借款手续。财务人员审核签字后的《借款单》各项内容是否正确、完整，审核无误后办理付款手续。

3．借款人员完成业务后应在三日内持报销单据到财务部办理报销手续。报销单据经相关负责人签字批准后，须由财务人员根据财务管理制度及公司其他相关制度审核单据的合法性，审核无误后可办理报销手续。

4．借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人；对于报销后低于备用金金额的款项，应让报销人员退回余额，以结清原借款单所借账款。

第13条 临时备用金的管理

1．财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

2．借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延且在财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

3．跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年初的借款。

第4章 附则

第14条 本办法由公司财务部负责制定、修订，其解释权归财务部。

第15条 本办法报总经理审核批准后，自颁发之日起生效实施。