​如何把工作做到位——九段秘书工作法

如何把工作做到位——九段秘书工作法

九段秘书工作法

一段秘书做法：发通知。用电子邮件或其他公司内部通讯工具发个会议通知，并参加会议。

二段秘书做法：抓落实。发通知之后，再打一遍电话与参会人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书做法：再检查。发完通知并落实到人后，在第二天开会前30分钟提醒与会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，总经理确定缺席的人是否必须参加会议。

四段秘书做法：早准备。发通知并落实到人，以及会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书做法：发材料。发通知后，也落实到人，并进行会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

六段秘书做法：做记录。发通知后，也落实到人，并进行会前通知，也测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录，并做一个录音备份。

七段秘书做法：发纪要。会后整理好会议纪要给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书做法：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书做法：做流程。把上述过程做成标准化“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。